Som arbejdsgiver skal du blandt andet have styr på begrundelsen, opsigelsesvarslet og eventuelle særlige beskyttelsesregler. Fejl kan føre til krav om løn, erstatning eller godtgørelse.
Hos VQL Advokater hjælper vi arbejdsgivere med at forberede og gennemføre opsigelser, så der er styr på både de juridiske krav og den praktiske håndtering.
Hvad skal du undersøge, inden du opsiger en medarbejder?
Start med at gennemgå ansættelseskontrakten og de regler, der gælder for ansættelsen. Det har blandt andet betydning, om medarbejderen er funktionær, omfattet af en overenskomst eller ansat på særlige vilkår.
Du bør især afklare:
- Hvad er den konkrete begrundelse for opsigelsen?
- Hvilket opsigelsesvarsel gælder?
- Er der krav om saglighed, og er begrundelsen tilstrækkeligt dokumenteret?
- Bør medarbejderen først have en advarsel?
- Er medarbejderen særligt beskyttet mod opsigelse?
- Skal medarbejderen arbejde i opsigelsesperioden eller fritstilles?
- Hvad skal afregnes ved fratrædelsen?
Der kan også være særlige procedurer efter en overenskomst eller ved offentlig ansættelse, eksempelvis krav om inddragelse af en organisation eller partshøring.
Hvad er begrundelsen for opsigelsen?
En opsigelse kan skyldes forhold i virksomheden eller hos medarbejderen. Begrundelsen har betydning for, hvordan du bør forberede sagen.
Besparelser og omstrukturering
Hvis virksomheden skal reducere omkostninger eller ændre organisationen, bør du kunne forklare behovet og grundlaget for at udvælge netop den pågældende medarbejder.
Udvælgelsen skal vurderes i forhold til de regler, der gælder for ansættelsen. Besparelser giver eksempelvis ikke adgang til at lægge vægt på graviditet, alder eller andre ulovlige kriterier.
Arbejdsindsats, adfærd og samarbejdsproblemer
Hvis opsigelsen skyldes medarbejderens forhold, er dokumentationen ofte central.
Det kan blandt andet have betydning, om forventningerne har været tydelige, om problemerne er blevet drøftet, og om medarbejderen har fået en reel mulighed for at rette op.
Generel utilfredshed er et svagere grundlag end konkrete, dokumenterede forhold.
Skal medarbejderen have en advarsel først?
En advarsel kan være nødvendig eller have væsentlig betydning, hvis du overvejer en opsigelse på grund af eksempelvis utilstrækkelig arbejdsindsats eller samarbejdsproblemer.
En brugbar advarsel bør beskrive:
- Hvilke konkrete forhold der er utilfredsstillende.
- Hvad medarbejderen forventes at ændre.
- Hvordan og hvornår der følges op.
- At manglende forbedring kan få konsekvenser for ansættelsen.
Der er ikke et ubetinget krav om en advarsel før enhver opsigelse. Behovet afhænger blandt andet af problemets karakter, alvor og de regler, der gælder for medarbejderen.
Opsigelse af en gravid medarbejder eller en medarbejder på barsel
En medarbejder må ikke opsiges på grund af graviditet eller barselsrelateret fravær.
Det er ikke i sig selv udelukket at opsige en medarbejder under graviditet eller orlov, men der gælder en særlig beskyttelse og skærpede krav til arbejdsgiverens bevis for begrundelsen.
Hvis opsigelsen eksempelvis skyldes en nedskæring, skal du kunne dokumentere, at graviditeten eller orloven ikke har indgået i beslutningen eller udvælgelsen.
Disse sager bør vurderes grundigt, inden opsigelsen gives.
Kan man opsige en syg medarbejder?
Ja, en medarbejder kan efter omstændighederne opsiges under sygdom. Sygdom udelukker altså ikke i sig selv en opsigelse.
Vurderingen kan blandt andet afhænge af fraværets varighed, udsigten til tilbagevenden, belastningen for driften og mulighederne for at fastholde medarbejderen.
Det skal samtidig undersøges, om sygdommen indebærer et handicap i forskelsbehandlingslovens forstand, eller om andre beskyttelsesregler gælder.
Hvad betyder 120-dagesreglen?
120-dagesreglen kan under bestemte betingelser give mulighed for at opsige en funktionær med et forkortet varsel på én måned til udgangen af en måned.
Det kræver blandt andet, at reglen er aftalt skriftligt, og at medarbejderen har modtaget løn under sygdom i i alt 120 dage inden for 12 sammenhængende måneder. Opsigelsen skal ske i umiddelbar tilknytning til udløbet af de 120 sygedage, mens medarbejderen fortsat er syg.
Optællingen og tidspunktet er afgørende. Reglen giver ikke en generel adgang til at opsige efter 120 dages fravær og tilsidesætter heller ikke reglerne om eksempelvis handicapbeskyttelse.
Opsigelse af en medarbejder med handicap
Hvis medarbejderen har et handicap i lovens forstand, kan du som arbejdsgiver være forpligtet til at undersøge og gennemføre hensigtsmæssige tilpasninger.
Det kan eksempelvis være ændrede arbejdsopgaver, hjælpemidler eller tilpasning af arbejdstiden. Omplacering til en ledig, passende stilling kan også være relevant.
Pligten afhænger af de konkrete forhold og indebærer ikke, at virksomheden skal påtage sig en uforholdsmæssig stor byrde. Mulighederne skal dog vurderes, før der træffes beslutning om opsigelse.
Der gælder desuden særlig beskyttelse for blandt andre tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter. Også regler om whistleblowing og anden beskyttet adfærd kan få betydning.
Skal medarbejderen arbejde i opsigelsesperioden?
Som udgangspunkt fortsætter ansættelsen og arbejdspligten i opsigelsesperioden. Du kan dog overveje fritstilling eller suspension.
Ved fritstilling ophører medarbejderens arbejdspligt som udgangspunkt endeligt, mens løn og øvrige rettigheder håndteres efter de gældende regler.
Ved suspension skal medarbejderen normalt ikke møde på arbejde, men skal fortsat stå til rådighed.
Valget kan få betydning for blandt andet ferie, overlevering, adgang til virksomhedens systemer og modregning af indtægt fra et nyt arbejde. Vilkårene bør derfor beskrives tydeligt.
Er en fratrædelsesaftale et alternativ?
En fratrædelsesaftale kan give begge parter klarhed om afslutningen på ansættelsen.
Aftalen kan blandt andet regulere fratrædelsesdato, fritstilling, løn, ferie, bonus, eventuel godtgørelse og kommunikationen om fratrædelsen.
Det er en frivillig aftale, og medarbejderen bør have mulighed for at overveje indholdet og søge rådgivning. En fratrædelsesaftale fjerner ikke automatisk risikoen for efterfølgende krav.
Hvad sker der med kunde- og konkurrenceklausuler?
Hvis medarbejderen er omfattet af en kunde- eller konkurrenceklausul, bør du undersøge dens gyldighed og konsekvenser i forbindelse med opsigelsen.
Det kan blandt andet få betydning, hvorfor medarbejderen opsiges, hvornår klausulen er indgået, og om virksomheden skal betale kompensation.
En konkurrenceklausul kan eksempelvis bortfalde, hvis virksomheden opsiger medarbejderen, uden at medarbejderen har givet rimelig anledning til det. Klausuler bør derfor gennemgås, inden opsigelsen gives.
Hvornår kan en medarbejder bortvises?
Bortvisning er en alvorlig reaktion, hvor ansættelsen ophører uden det sædvanlige opsigelsesvarsel. Det kræver, at medarbejderen groft har misligholdt ansættelsesforholdet.
En mistanke er ikke nødvendigvis tilstrækkelig. Du skal have et forsvarligt grundlag for beslutningen og reagere hurtigt, samtidig med at sagen undersøges tilstrækkeligt.
En uberettiget bortvisning kan føre til betydelige økonomiske krav. Få derfor situationen vurderet, før du handler.
Skal du opsige flere medarbejdere?
Ved afskedigelse af flere medarbejdere kan reglerne om afskedigelser af større omfang gælde.
Reglerne kan blandt andet medføre pligt til information, forhandling og varsling, før opsigelserne gennemføres. Det bør derfor undersøges tidligt i processen, om den planlagte nedskæring er omfattet.
Få hjælp til opsigelse af en medarbejder hos VQL Advokater
Hos VQL Advokater rådgiver vi arbejdsgivere om opsigelser, advarsler, fritstilling, fratrædelsesaftaler og bortvisning.
Vi hjælper med at vurdere grundlaget, gennemgå dokumentationen og udarbejde de nødvendige breve og aftaler. Vi rådgiver også om opsigelsessamtalen og de praktiske forhold frem mod medarbejderens fratræden.
Kontakt VQL Advokater, inden du opsiger en medarbejder. Vi hjælper dig med at afklare mulighederne og tilrettelægge et velovervejet og ordentligt forløb.
Læs om vores rådgivning om ansættelsesret
Læs mere: Funktionærloven, herunder 120-dagesreglen · Ligebehandlingsloven · Vejledning om forskelsbehandlingsloven
Artiklen giver generel information. Den konkrete sag og eventuelle frister bør vurderes særskilt.