Arbejdet er leveret, fakturaen er sendt, og betalingsfristen er overskredet. Alligevel er pengene ikke kommet. For mange virksomheder betyder det både ekstra administration og pres på likviditeten. En fast procedure gør det lettere at følge op, mens dokumentationen og dialogen med kunden stadig er til at finde.
Kontrollér fakturaen og aftalen
Begynd med at kontrollere, at fakturaen er sendt til den rigtige kunde, at betalingsfristen er udløbet, og at betalingen ikke allerede er modtaget. Saml tilbud, ordrebekræftelse, aftalegrundlag og dokumentation for leveringen. Fakturaen er en del af dokumentationen, men det er også vigtigt at kunne forklare, hvorfor kunden skylder beløbet.
Følg op og få årsagen frem
En kort påmindelse eller en telefonsamtale kan afklare, om fakturaen er blevet overset, eller om kunden har spørgsmål. Bekræft væsentlige aftaler skriftligt. Hvis kunden ønsker en afdragsordning, bør beløb, betalingsdatoer og konsekvenserne ved manglende betaling fremgå tydeligt.
Påstår kunden, at leverancen er mangelfuld, eller at beløbet er forkert, skal indsigelsen undersøges. Uenighed om selve kravet kræver en anden vurdering end en faktura, som kunden anerkender, men ikke betaler.
Sørg for et korrekt inkassovarsel
Før der som udgangspunkt kan iværksættes yderligere inkassoskridt, skal kunden modtage en påkravsskrivelse med de oplysninger, der er nødvendige for at bedømme kravet. Skrivelsen skal give en frist på mindst 10 dage fra afsendelsen til at betale uden yderligere inddrivelsesomkostninger.
Det er ikke et generelt krav, at du først sender tre rykkere. Det afgørende er, at varslet og den videre fremgangsmåde opfylder reglerne. Renter og gebyrer skal have et korrekt grundlag og bør kontrolleres, før de lægges til kravet.
Vælg næste skridt ud fra sagen
Betaler kunden fortsat ikke, må det vurderes, hvordan kravet bedst håndteres. Det afhænger blandt andet af dokumentationen, eventuelle indsigelser og mulighederne for betaling. Flere rykkere løser sjældent en uenighed om, hvad der er aftalt.
Vent ikke unødigt med at få sagen vurderet. En almindelig rykker afbryder ikke i sig selv en forældelsesfrist.
Sådan kommer du videre hos VQL Advokater
Saml fakturaen, aftalegrundlaget, eventuelle rykkere og kundens svar. På vores inkassoside kan du læse om forløbet, vores vilkår for inkasso og hvordan du opretter en inkassosag. Her kan du også se, hvad bistanden omfatter, og hvilke udgifter der eventuelt kan opstå.
Læs om inkasso og opret en sag
Læs mere: Retsinformation: Inkassoloven, særligt § 10
Artiklen giver generel information. Den konkrete sag og eventuelle frister bør vurderes særskilt.